©Miguel
Ángel Ruiz Orbegoso
¿Cómo
preparar el auditorio para un discurso? ¿En qué
posición colocar el
atril? ¿Cómo distribuir las sillas y mesas?
¿Cuántos micrófonos y
pedestales se necesitan? ¿Dónde colocarlos?
¿Qué equipo de sonido se
requiere? ¿Cuántos metros de cable?
¿De qué potencia será el
amplificador? ¿Quién supervisará la
calidad del sonido? ¿Cómo
distribuir la iluminación? ¿Quién
supervisará el escenario? Algunos llaman a esto la 'logística' de la
conferencia.
En
primer lugar, ¿qué significa la palabra
'logística'? Según la acepción
más cercana a lo que nos interesa, un diccionario lo define como
el
movimiento y avituallamiento
de las tropas cuando están en
campaña. En otras palabras, a la
preparación y entrega oportuna del alimento
que
necesitan los soldados. Con tel tiempo, nació la expresión que se
refiere, en general, a las cosas que se necesitan y disponen
convenientemente para
llevar a cabo cualquier otra actividad. Por lo tanto, en este caso,
logística es el conjunto de elementos que se consiguen para llevar a
cabo una
conferencia. Sin embargo, eso da pie a muchas preguntas e inquietudes.
¿Por
qué se necesita la conferencia? ¿Con
qué
presupuesto se cuenta? ¿Quién
organizará la sesión? ¿Una persona o
un equipo?
¿Qué plazo fijará?
¿Cuándo se llevará a cabo?
¿En qué
lugar? ¿Cuánto tiempo durará?
¿Se
servirán comidas? ¿Se proveerá
alojamiento a
algunos delegados? ¿Habrá
un tour como muestra de hospitalidad? ¿La
estación del
año afectará la
organización? ¿Qué clase de auditorio
se necesita?
¿Se necesitará
estacionamiento para automóviles? ¿De
qué
tamaño? ¿Cuántos asistentes
se espera? ¿En qué horario?
¿Qué asuntos se
tratarán? ¿Quién o quiénes
serán los conferenciantes? ¿Necesitarán hospedaje? ¿Quienes los
atenderán a nivel individual? ¿Habrá que recogerlos y dejarlos en el
aeropuerto? Y sobre los discursos, ¿cuánto
tiempo se
concederá a cada uno para
agotar su tema? ¿Qué discursos conviene presentar
como
simposio (varios
oradores que tratan, cada uno, una porción de un mismo
asunto)?
¿Serán
necesarias discusiones para tomar decisiones? ¿Se
dará
amplia o poca
publicidad a la convención? ¿Será
necesario
habilitar un ambiente
reservado para periodistas? ¿Será necesario un
departamento de
relaciones públicas? ¿Quién
supervisará los
contenidos?
Como
puedes darte cuenta, el aspecto de la oratoria (cómo
preparar un
discurso, cuánto durará, cómo
presentarlo) es solo un detalle más. ¡El
más importante! Nada de la logística
serviría para nada si nadie
hablara. De todos modos, en este artículo veremos solo los
elementos
más importantes relacionados con el auditorio mismo.
Partiendo
de los principios que dicen que ' el producto o servicio ha de cumplir
el fin para el cual se diseña' y 'al cliente hay que darle
lo que
necesita', podemos decir que para que una convención tenga
éxito
comenzaremos por lo que los asistentes necesitan y que enfocaremos toda
la 'logística' hacia ese fin. Por lo tanto, el comienzo es
el marketing
o sondeo de la necesidad.
La
comodidad es lo principal, porque un oyente tenso o aburrido es un
oyente 'ausente'. Los asientos han de ser funcionales, aunque de
ninguna manera tan cómodos que fomenten el descanso. Una
ventilación
adecuada permitirá que el cerebro se oxigene adecuadamente
para prestar
atención. Los baños han de cumplir bien su
propósito. Estos reflejan el
sentido de responsabilidad de los presentes.
Todo
arreglo o decoración ha de ser sencillo. De ninguna manera
ha de ser
tan llamativo que distraiga la atención de los ojos
excesivamente. Los
factores de distracción compiten contra el éxito
de una conferencia. El
contenido de las conferencias ha de recibir toda la
atención de los
oyentes. Dependiendo de la clase de discursos que se
presenten y de
la cantidad de oradores, se necesitarán sillas, mesas,
micrófonos y un
atril.
El
orden y la limpieza deben reflejar la personalidad del
organizador. El
orden se consigue trazando líneas y curvas imaginarias sobre
las cuales
colocar las sillas y mesas. Esto aplicaría igualmente a
cualquier
cortina o mantel que se usara. Ha de colgar perfectamente. Las
lámparas
han de distribuirse con armonía y según donde se
requiera iluminación,
sobre todo, si los asistentes han de leer algún material. Si
la iluminación sobre el atril es pobre, aburrirá
la vista. Debe contribuir a la motivación.
El
atril es la mesita de plano inclinado donde los conferenciantes pueden
colocar sus notas. Ha de colocarse en una zona bien iluminada y que sea
fácil de ver desde todos los ángulos del
auditorio. Puede ubicarse al
centro o a uno de los extremos del escenario, dependiendo del
propósito
de cada conferencia. El supervisor de escenario coordina de antemano
con cada orador, para brindarle todas las facilidades.
Los atriles de altura fija son ineficaces y nada recomendables,
especialmente si los que hablarán tienen estaturas muy altas
o muy bajas. Pero no serían un problema si la estatura
promedio de todos fuese compatible.
En caso de mandar a fabricar un atril especialmente para la
conferencia, es mejor consutar con un maestro experimentado en
oratoria. Un carpintero pudiera ser bueno en su campo, pero
¿tiene experiencia como conferenciante o lector
público? ¿Sabe cuánto y por qué
inclinar la mesa?
¿Un
cronómetro sobre el atril?
A fin de que los oradores controlen su tiempo, algunos organizadores
adhieren un cronómetro sobre el atril. Otros prefieren
colocarlo en la pared, al fondo del auditorio. Otros sencillamente
colocan un reloj como punto de referencia. En todo caso, si se decide
adherir un cronómetro al atril, no es el orador, sino un
asistente, el que debe echarlo a andar. Si se trata de un
cronómetro adherido en cada micrófono de
pedestarl de mesa, para cada orador de un panel, debe explicarse a cada
orador cómo echarlo a andar, detenerlo y volver a
echarlo a andar.
¿Cómo
distribuir las
sillas y mesas?
Si
los asistentes tomarán parte activa en escenificaciones y/o
ejercicios
de motivación, la ubicación de los asientos
será lo suficientemente
distanciada como para permitir el paso entre las filas. Si solo van a
escuchar la conferencia, se puede pasar por alto este requisito.
Si
habrá mucha gente, la altura del escenario
guardará relación con la
última fila. El criterio es que todos puedan observar lo que
ocurre. Es
inadecuado desde mi punto de vista elevarlo mucho, porque es mejor que
los oradores estén en contacto con la gente, sobre todo, si
los
oradores se desplazarán entre los pasadizos. La altura del
escenario ha
de ser la suficiente como para que todo sea visible desde la
última
fila.
En
el escenario se requerirá una mesa grande solo en caso de
que varios
oradores formen un equipo de trabajo y presenten sus discursos
sentados, o se pongan de pie por turno para exponer desde el atril. Tal
vez un mantel discreto podría servir para cubrir el
movimiento nervioso
de sus piernas. Si se trata de una sola persona sentada, como la que
evalúa las exposiciones, podría utilizar una mesa
pequeña, ubicada a un
extremo del escenario.
Lo
ideal es un micrófono y un pedestal por cada persona que
expone cuando se trata de un panel con varios expositores.
Lógicamente, cuando el pedestal es de pie, varias personas
pueden turnarse
para usarlo; pero si es de mesa, conviene que cada expositor tenga el
suyo. El supervisor de sonido o un asistente es quien coloca cada
micrófono en los lugares convenientes para evitar que los
expositores
manipulen los micrófonos ellos mismos. Los expositores
inexpertos en oratoria, cuando se ponen
nerviosos suelen
golpearlos, soplarlos, doblarlos y maltratarlos hasta por gusto. Eso
podría afectar el presupuesto general.
Un
micrófono mal ubicado o en mal estado debe considerarse
inservible. Por otro lado, los
micrófonos sin
pedestal impiden el uso de las manos, sobre todo, si habrá
un manejo de
documentos. De todos modos, el supervisor de sonido ha de averiguar si
alguno desea utilizar un micrófono sin pedestal.
Es completamente absurdo colocar el pedestal del micrófono
sobre la mesa del atril, porque los oradores suelen mover o hasta
golpear el atril, ruido que se transmite a los altavoces.
Además, un pedestal sobre el atril impede colocar y
visualizar sus notas adecuadamente. El atril y el micrófono
deben ser accesorios independientes.
¿Cuán potente
será el amplificador?
¿Necesitas realmente tanta potencia si solo será
una conferencia ante 200 personas? ¿Tiene que
oírse a 1000 metros a la redonda y fastidiar a todo el
vecindario? ¿No basta con que las 200
personas oigan el programa cómodamente?
¿Es necesario saturar el ambiente con un sonido excesivo?
¿Realmente necesitas un amplificador potente para
un auditorio de solo 50 personas? ¿Cuántos metros
de cable se necesitará para alcanzar el micrófono
a los asistentes, para que formulen sus preguntas desde el asiento?
¿Quién
supervisará la calidad del sonido? ¿Un inexperto?
Un técnico de
sonido experimentado
es quien debe sugerir qué tipo de equipo se requiere y
dónde colocarlo a
partir de especificaciones técnicas. Incluso si tienes
auditorios de diferentes idiomas, puedes focalizar el sonido
apropiadamente con un volumen moderado para cada sector si decides usar
traductores. No distraerá a los demás, porque
cada quien se concentrará en su sector.
Lamentablemente, un técnico sin nociones de oratoria ni de
acústica podría sugerir, en su ignorancia, una
potencia que excede la verdadera necesidad. Por otro lado, ten en
cuenta que un equipo que suena muy
bien con
un auditorio vacío podría resultar
inútil cuando está lleno de gente, porque los
cuerpos de las personas afectan la acústica. En
un buscador, como Google o Yahoo puedes averiguar datos sobre apoyo
logístico de sonido. Solo tienes que escribir en el cuadro
de búsqueda las palabras "equipo
sonido [tu país] logística conferencia".
Ejemplo
Un
amigo arquitecto puede asesorarte respecto a la iluminación,
tanto
respecto a cuánta y qué clase de
iluminación escoger como en qué
lugares colocarla.
Para
que puedas concentrarte en las conferencias, hay contratistas que se
encargan de la 'logística'. Basta con decirles
cuáles son tus
necesidades específicas. De seguro tienen muchas opciones
interesantes.
Por supuesto que los supervisarás al milímetro.
Una metida de pata es
responsabilidad del organizador. En caso de contar con un presupuesto
ajustado, las sugerencias mencionadas te ayudarán.
El
frío y el calor atentan contra la concentración.
El oyente estará
pensando en maneras de abrigarse o refrescarse, lo cual
distraerá su
atención. Pedirá al encargado que cierre o abra
las ventanas, o que
modifique el sistema de aire acondicionado, o se pondrá de
pie para dar
una vuelta, o peor, tal vez salga a comprar un café o
refresco,
perdiéndose gran parte del programa. El presidente de la
reunión debe
tener esto en cuenta con empatía para adelantarse y ventilar
o abrigar
el lugar a fin de que no se pierda ningún provecho.
No basta
concubrir
económicamente los gastos de transporte. La
única manera de garantizar la puntualidad de los
participantes consiste en
asignar, de ser posible, un coordinador de transporte que se encargue
personalmente y con la debida anticipaciónde de este
detalle. Dejar a
los conferenciantes sin este apoyo, especialmente a los que provienen
de fuera o no conocen la ciudad ni las costumbres locales, puede poner
en peligro su asistencia puntual. Es mejor recogerlos y
llevarlos de regreso si lo desean.
Y
nunca lo olvides: Cuando hablamos de logística, no solo
estamos
hablando de
objetos, cosas ni pertrechos, sino principalmente
de actitudes, de
mantener el ojo puesto en los suministros que harán posible
el éxito de
la reunión. Si se descuida algún aspecto de la
logística, todo el
proyecto podría fracasar. La publicidad de prestigio es muy
importante, pero la de desprestigio
lo
es aún más.
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