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©Miguel Ángel Ruiz Orbegoso

¿Cómo preparar el auditorio para un discurso? ¿En qué posición colocar el atril? ¿Cómo distribuir las sillas y mesas? ¿Cuántos micrófonos y pedestales se necesitan? ¿Dónde colocarlos? ¿Qué equipo de sonido se requiere? ¿Cuántos metros de cable? ¿De qué potencia será el amplificador? ¿Quién supervisará la calidad del sonido? ¿Cómo distribuir la iluminación? ¿Quién supervisará el escenario? Algunos llaman a esto la 'logística' de la conferencia.

En primer lugar, ¿qué significa la palabra 'logística'? Según la acepción más cercana a lo que nos interesa, un diccionario lo define como el movimiento y avituallamiento de las tropas cuando están en campaña. En otras palabras, a la preparación y entrega oportuna del alimento que necesitan los soldados. Con tel tiempo, nació la expresión que se refiere, en general, a las cosas que se necesitan y disponen convenientemente para llevar a cabo cualquier otra actividad. Por lo tanto, en este caso, logística es el conjunto de elementos que se consiguen para llevar a cabo una conferencia. Sin embargo, eso da pie a muchas preguntas e inquietudes.

¿Por qué se necesita la conferencia? ¿Con qué presupuesto se cuenta? ¿Quién organizará la sesión? ¿Una persona o un equipo? ¿Qué plazo fijará? ¿Cuándo se llevará a cabo? ¿En qué lugar? ¿Cuánto tiempo durará? ¿Se servirán comidas? ¿Se proveerá alojamiento a algunos delegados? ¿Habrá un tour como muestra de hospitalidad? ¿La estación del año afectará la organización? ¿Qué clase de auditorio se necesita? ¿Se necesitará estacionamiento para automóviles? ¿De qué tamaño? ¿Cuántos asistentes se espera? ¿En qué horario? ¿Qué asuntos se tratarán? ¿Quién o quiénes serán los conferenciantes? ¿Necesitarán hospedaje? ¿Quienes los atenderán a nivel individual? ¿Habrá que recogerlos y dejarlos en el aeropuerto? Y sobre los discursos, ¿cuánto tiempo se concederá a cada uno para agotar su tema? ¿Qué discursos conviene presentar como simposio (varios oradores que tratan, cada uno, una porción de un mismo asunto)? ¿Serán necesarias discusiones para tomar decisiones? ¿Se dará amplia o poca publicidad a la convención? ¿Será necesario habilitar un ambiente reservado para periodistas? ¿Será necesario un departamento de relaciones públicas? ¿Quién supervisará los contenidos?

Como puedes darte cuenta, el aspecto de la oratoria (cómo preparar un discurso, cuánto durará, cómo presentarlo) es solo un detalle más. ¡El más importante! Nada de la logística serviría para nada si nadie hablara. De todos modos, en este artículo veremos solo los elementos más importantes relacionados con el auditorio mismo.

Partiendo de los principios que dicen que ' el producto o servicio ha de cumplir el fin para el cual se diseña' y 'al cliente hay que darle lo que necesita', podemos decir que para que una convención tenga éxito comenzaremos por lo que los asistentes necesitan y que enfocaremos toda la 'logística' hacia ese fin. Por lo tanto, el comienzo es el marketing o sondeo de la necesidad.


La comodidad es lo principal, porque un oyente tenso o aburrido es un oyente 'ausente'. Los asientos han de ser funcionales, aunque de ninguna manera tan cómodos que fomenten el descanso. Una ventilación adecuada permitirá que el cerebro se oxigene adecuadamente para prestar atención. Los baños han de cumplir bien su propósito. Estos reflejan el sentido de responsabilidad de los presentes.


Todo arreglo o decoración ha de ser sencillo. De ninguna manera ha de ser tan llamativo que distraiga la atención de los ojos excesivamente. Los factores de distracción compiten contra el éxito de una conferencia. El contenido de las conferencias ha de recibir toda la atención de los oyentes. Dependiendo de la clase de discursos que se presenten y de la cantidad de oradores, se necesitarán sillas, mesas, micrófonos y un atril.

El orden y la limpieza deben reflejar la personalidad del organizador. El orden se consigue trazando líneas y curvas imaginarias sobre las cuales colocar las sillas y mesas. Esto aplicaría igualmente a cualquier cortina o mantel que se usara. Ha de colgar perfectamente. Las lámparas han de distribuirse con armonía y según donde se requiera iluminación, sobre todo, si los asistentes han de leer algún material. Si la iluminación sobre el atril es pobre, aburrirá la vista. Debe contribuir a la motivación.


El atril es la mesita de plano inclinado donde los conferenciantes pueden colocar sus notas. Ha de colocarse en una zona bien iluminada y que sea fácil de ver desde todos los ángulos del auditorio. Puede ubicarse al centro o a uno de los extremos del escenario, dependiendo del propósito de cada conferencia. El supervisor de escenario coordina de antemano con cada orador, para brindarle todas las facilidades.

Los atriles de altura fija son ineficaces y nada recomendables, especialmente si los que hablarán tienen estaturas muy altas o muy bajas. Pero no serían un problema si la estatura promedio de todos fuese compatible.

En caso de mandar a fabricar un atril especialmente para la conferencia, es mejor consutar con un maestro experimentado en oratoria. Un carpintero pudiera ser bueno en su campo, pero ¿tiene experiencia como conferenciante o lector público? ¿Sabe
cuánto y por qué inclinar la mesa?

¿Un cronómetro sobre el atril?

A fin de que los oradores controlen su tiempo, algunos organizadores adhieren un cronómetro sobre el atril. Otros prefieren colocarlo en la pared, al fondo del auditorio. Otros sencillamente colocan un reloj como punto de referencia. En todo caso, si se decide adherir un cronómetro al atril, no es el orador, sino un asistente, el que debe echarlo a andar. Si se trata de un cronómetro adherido en cada micrófono de pedestarl de mesa, para cada orador de un panel, debe explicarse a cada orador cómo echarlo a andar, detenerlo y volver a echarlo a andar.

¿Cómo distribuir las sillas y mesas?

Si los asistentes tomarán parte activa en escenificaciones y/o ejercicios de motivación, la ubicación de los asientos será lo suficientemente distanciada como para permitir el paso entre las filas. Si solo van a escuchar la conferencia, se puede pasar por alto este requisito.

Si habrá mucha gente, la altura del escenario guardará relación con la última fila. El criterio es que todos puedan observar lo que ocurre. Es inadecuado desde mi punto de vista elevarlo mucho, porque es mejor que los oradores estén en contacto con la gente, sobre todo, si los oradores se desplazarán entre los pasadizos. La altura del escenario ha de ser la suficiente como para que todo sea visible desde la última fila.

En el escenario se requerirá una mesa grande solo en caso de que varios oradores formen un equipo de trabajo y presenten sus discursos sentados, o se pongan de pie por turno para exponer desde el atril. Tal vez un mantel discreto podría servir para cubrir el movimiento nervioso de sus piernas. Si se trata de una sola persona sentada, como la que evalúa las exposiciones, podría utilizar una mesa pequeña, ubicada a un extremo del escenario.


Lo ideal es un micrófono y un pedestal por cada persona que expone cuando se trata de un panel con varios expositores. Lógicamente, cuando el pedestal es de pie, varias personas pueden turnarse para usarlo; pero si es de mesa, conviene que cada expositor tenga el suyo. El supervisor de sonido o un asistente es quien coloca cada micrófono en los lugares convenientes para evitar que los expositores manipulen los micrófonos ellos mismos. Los expositores inexpertos en oratoria, cuando se ponen nerviosos suelen golpearlos, soplarlos, doblarlos y maltratarlos hasta por gusto. Eso podría afectar el presupuesto general.

Un micrófono mal ubicado o en mal estado debe considerarse inservible. Por otro lado, los micrófonos sin pedestal impiden el uso de las manos, sobre todo, si habrá un manejo de documentos. De todos modos, el supervisor de sonido ha de averiguar si alguno desea utilizar un micrófono sin pedestal.

Es completamente absurdo colocar el pedestal del micrófono sobre la mesa del atril, porque los oradores suelen mover o hasta golpear el atril, ruido que se transmite a los altavoces. Además, un pedestal sobre el atril impede colocar y visualizar sus notas adecuadamente. El atril y el micrófono deben ser accesorios independientes.


¿Cuán potente será el amplificador? ¿Necesitas realmente tanta potencia si solo será una conferencia ante 200 personas? ¿Tiene que oírse a 1000 metros a la redonda y fastidiar a todo el vecindario? ¿No basta con que las 200 personas oigan el programa cómodamente? ¿Es necesario saturar el ambiente con un sonido excesivo? ¿Realmente necesitas un amplificador potente para un auditorio de solo 50 personas? ¿Cuántos metros de cable se necesitará para alcanzar el micrófono a los asistentes, para que formulen sus preguntas desde el asiento? ¿Quién supervisará la calidad del sonido? ¿Un inexperto?

Un técnico de sonido experimentado es quien debe sugerir qué tipo de equipo se requiere y dónde colocarlo a partir de especificaciones técnicas. Incluso si tienes auditorios de diferentes idiomas, puedes focalizar el sonido apropiadamente con un volumen moderado para cada sector si decides usar traductores. No distraerá a los demás, porque cada quien se concentrará en su sector.

Lamentablemente, un técnico sin nociones de oratoria ni de acústica podría sugerir, en su ignorancia, una potencia que excede la verdadera necesidad. Por otro lado, ten en cuenta que un equipo que suena muy bien con un auditorio vacío podría resultar inútil cuando está lleno de gente, porque los cuerpos de las personas afectan la acústica. En un buscador, como Google o Yahoo puedes averiguar datos sobre apoyo logístico de sonido. Solo tienes que escribir en el cuadro de búsqueda las palabras "equipo sonido [tu país] logística conferencia".  Ejemplo


Un amigo arquitecto puede asesorarte respecto a la iluminación, tanto respecto a cuánta y qué clase de iluminación escoger como en qué lugares colocarla.

Para que puedas concentrarte en las conferencias, hay contratistas que se encargan de la 'logística'. Basta con decirles cuáles son tus necesidades específicas. De seguro tienen muchas opciones interesantes. Por supuesto que los supervisarás al milímetro. Una metida de pata es responsabilidad del organizador. En caso de contar con un presupuesto ajustado, las sugerencias mencionadas te ayudarán.


El frío y el calor atentan contra la concentración. El oyente estará pensando en maneras de abrigarse o refrescarse, lo cual distraerá su atención. Pedirá al encargado que cierre o abra las ventanas, o que modifique el sistema de aire acondicionado, o se pondrá de pie para dar una vuelta, o peor, tal vez salga a comprar un café o refresco, perdiéndose gran parte del programa. El presidente de la reunión debe tener esto en cuenta con empatía para adelantarse y ventilar o abrigar el lugar a fin de que no se pierda ningún provecho.


No basta concubrir económicamente los gastos de transporte. La única manera de garantizar la puntualidad de los participantes consiste en asignar, de ser posible, un coordinador de transporte que se encargue personalmente y con la debida anticipaciónde de este detalle. Dejar a los conferenciantes sin este apoyo, especialmente a los que provienen de fuera o no conocen la ciudad ni las costumbres locales, puede poner en peligro su asistencia puntual.  Es mejor recogerlos y llevarlos de regreso si lo desean.

Y nunca lo olvides: Cuando hablamos de logística, no solo estamos hablando de objetos, cosas ni pertrechos, sino principalmente de actitudes, de mantener el ojo puesto en los suministros que harán posible el éxito de la reunión. Si se descuida algún aspecto de la logística, todo el proyecto podría fracasar. La publicidad de prestigio es muy importante, pero la de desprestigio lo es aún más.

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